Tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja EU:n tietosuoja-asetus voimaantulo 25.5.2018
1. Rekisterin pitäjä ja henkilötietojen käsittelijä
Valmennustiimi Eximia Oy
Ilmalankatu 2 C, 00240 Helsinki
puh (09) 2727 130
info@eximia.fi, http://www.eximia.fi
2. Rekisterin nimi
Asiakas- ja kontaktirekisteri
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriä käytetään aiemmin Eximian järjestämissä erilaisissa tilaisuuksissa kiinnostusta osoittautuneiden ja henkilötietonsa jättäneiden asiakkaiden tiedottamiseen koulutus- ja valmentautumispalveluista, tilaustietojen tallentamiseen, koulutuspalveluiden tuottamiseen liittyvässä tiedottamisessa ja asiakkaan maksutilanteen seuraamiseen. Rekisteriin tallennetaan, kuten aikaisemminkin suostumuksensa antaneet ja sopimussuhteessa olevat asiakkaat. Työntekijöille ja palveluntoimittajille on oma rekisteri. Työnhakijoille on taas oma erillinen rekisteri, jossa tietoja säilytetään 5 vuoden ajan. Estämättä, mitä muu lainsäädäntö yritystoiminnasta määrää säilytämme asiakastietoja 6 vuotta ja suostumuksensa antaneiden tietoja 8 vuotta.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan suostumuksensa antaneista
– asiakkaan nimi ja yhteystiedot (puhelin, sähköposti)
– koulutusalat, joista hän on kiinnostunut tai missä hän on menestynyt aiemmin
– esite- ja muiden markkinointilähetysten ajankohdat
– asiakkaalta saatu vapaa palaute/ listalta poistaminen
Rekisteriin (toinen) tallennetaan sopimuspohjaisia toimijoita
– asiakkaan nimi ja yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite, hetu)
– missä työskennellyt aikaisemmin, minkälainen status henkilöllä ollut
– koulutusalat, joista hän on kiinnostunut tai missä hän on menestynyt aiemmin
– esite- ja muiden markkinointilähetysten ajankohdat
– asiakkaalta saatu vapaa palaute/ listalta poistaminen
5. Tietolähteet
Asiakastiedot kootaan asiakkaiden vapaaehtoisesti antamista tiedoista seuraavasti:
– asiakastilaisuudet, joiden osallistujat tilaavat esitteitä
– puhelimitse ja internet- sivujen kautta tulevat tilaustiedot
– ostettavat tietokannat, jolloin myyjä vastaa annetusta luvasta
Osoitetietoja kerättäessä asiakkaalle kerrotaan, että tietoja käytetään vain Eximian omaan tiedotustoimintaan. Asiakas voi myös estää sähköposti- ja tekstiviestikontaktit olemalla antamatta näitä tietoja.
6. Tietojen säilytys
Tietoja säilytetään 5 vuotta rekrytointi asiakirjat, asiakastietoja 6 vuotta ja suostumuksensa antaneita 8 vuotta. Muulla, kuten kirjanpitolainsäädännöllä on vaikutusta säilytysaikoihin.
7. Tietojen luovutus
Rekisteritietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle, vaan niitä käytetään ainoastaan Eximian omaan tiedotustoimintaan. EU:n ulkopuolisten toimijoiden, kuten sähköisten palveluiden tarjoajien osalta edellytetään tietojen pitämistä luottamuksellisina ja EU:n hyväkymien tietosuoja-asetusten periaatteiden hyväksymistä tai erillistä sopimusta (kirjanpito- ja palkanmaksu).
8. Rekisterin suojaus
Rekisteritietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä tietokannassa, johon on pääsy ainoastaan Eximian käyttöoikeudet omaavilla työntekijöillä. Rekisterit ovat erillisissä paikoissa.